So với tổng đài analog, tổng đài IP tích hợp nhiều tính năng nổi bật đem lại năng suất lao động cao và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Vậy nên tổng đài IP đang dần thay thế tổng đài analog trong các doanh nghiệp hiện nay. 

Bài viết sau đây sẽ chỉ ra những tính năng cơ bản nhất mà doanh nghiệp cần quan tâm của tổng đài IP 

Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP là hệ thống tổng đài được triển khai trên nền tảng Internet và kết nối bằng cáp mạng LAN/WAN cho phép doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi nội bộ với chi phí thấp hoặc miễn phí.

Khác với tổng đài Analog, đây là tổng đài điện thoại không cần thi công đường dây riêng mà tận dụng sử dụng luôn hệ thống mạng LAN. Dịch vụ IP giúp hoạt động chăm sóc, tư vấn khách hàng trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

10 tính năng cơ bản nhất mà doanh nghiệp cần quan tâm của tổng đài IP

1.Call Routing (Định tuyến cuộc gọi):

• Direct Inward Dialing (DID): Cho phép doanh nghiệp cung cấp các số điện thoại trực tiếp tới từng bộ phận hoặc nhân viên cụ thể mà không cần qua tổng đài viên.
• Automatic Call Distribution (ACD): Tự động phân phối cuộc gọi đến các nhân viên phù hợp, dựa trên các tiêu chí như thời gian chờ, kỹ năng, hay khối lượng công việc.

2. Voicemail (Hộp thư thoại):

• Cho phép lưu lại tin nhắn từ người gọi khi người nhận không thể nghe máy. Tin nhắn có thể được gửi qua email dưới dạng file âm thanh.

3. Interactive Voice Response (IVR):

• Hệ thống trả lời tự động cho phép người gọi tương tác qua các phím bấm để điều hướng cuộc gọi đến bộ phận phù hợp.

4. Call Recording (Ghi âm cuộc gọi):

• Tính năng này cho phép ghi lại các cuộc gọi để theo dõi và đánh giá chất lượng dịch vụ hoặc đào tạo nhân viên.

5. Call Transfer (Chuyển cuộc gọi):

• Cho phép chuyển tiếp cuộc gọi đến một số nội bộ khác hoặc tới một số điện thoại bên ngoài.

6. Call Forwarding (Chuyển tiếp cuộc gọi):

• Chuyển tiếp cuộc gọi đến số khác khi số điện thoại chính bận hoặc không thể trả lời.

7. Conference Calling (Gọi hội nghị):

• Cho phép nhiều người cùng tham gia một cuộc gọi, thuận tiện cho các cuộc họp từ xa.

8. Presence (Trạng thái hiện diện):

• Hiển thị trạng thái của nhân viên (bận, sẵn sàng, đang trong cuộc gọi) giúp quản lý cuộc gọi hiệu quả hơn.

9. Unified Messaging (Tin nhắn hợp nhất):

• Kết hợp nhiều hình thức nhắn tin (voicemail, email, fax) vào một hệ thống duy nhất, cho phép quản lý dễ dàng hơn.

10. SIP Trunking:

• Kết nối tổng đài IP với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại qua Internet, giúp tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng.

Những tính năng này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý cuộc gọi, nâng cao hiệu quả làm việc và dịch vụ khách hàng.

Ứng dụng của tổng đài IP

Tổng đài IP được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và môi trường khác nhau, bao gồm:

1. Doanh nghiệp: Tổng đài IP thường được sử dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến lớn, cho phép quản lý các cuộc gọi nội bộ và bên ngoài hiệu quả. Nó cũng giúp giảm chi phí so với các hệ thống tổng đài truyền thống.
2. Call Center (Trung tâm chăm sóc khách hàng): Các trung tâm chăm sóc khách hàng sử dụng tổng đài IP để quản lý số lượng lớn cuộc gọi, cung cấp các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, và tích hợp với các hệ thống quản lý khách hàng (CRM).
3. Tổ chức giáo dục: Các trường học, đại học có thể sử dụng tổng đài IP để liên lạc nội bộ giữa các phòng ban, đồng thời cung cấp kênh liên lạc với phụ huynh và sinh viên.
4. Khách sạn: Tổng đài IP được sử dụng trong các khách sạn để quản lý cuộc gọi giữa các phòng, cung cấp dịch vụ gọi điện cho khách hàng, và kết nối với các dịch vụ khách sạn khác.
5. Bệnh viện: Trong bệnh viện, tổng đài IP giúp quản lý các cuộc gọi giữa các bộ phận, đảm bảo liên lạc nhanh chóng và hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp.
6. Các cơ quan chính phủ: Các cơ quan chính phủ sử dụng tổng đài IP để quản lý thông tin liên lạc nội bộ và liên lạc với các cơ quan khác một cách bảo mật và hiệu quả.

Tổng đài IP giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý cuộc gọi và cung cấp nhiều tính năng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của nhiều loại hình tổ chức khác nhau.

Kết luận 

Tổng đài IP đang được sử dụng khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Zycoo Việt Nam là đơn vị phân phối chính hãng tổng đài Zycoo tại thị trường Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổng đài ảo, Zycoo Việt Nam cam kết sẽ đồng hành cùng quý khách hàng trong quá trình sử dụng. 

Mọi thắc mắc của quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline: 0963.858.227 (Ms. Thương) hoặc mail:  thuongtt@ntg.com.vn để được hỗ trợ nhanh nhất.