Nếu như trước đây tổng đài analog được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp thì hiện nay khi thời đại công nghệ số phát triển vượt bậc, tổng đài analog đang dần được thay thế hoàn toàn bởi hệ thống tổng đài IP do những hạn chế không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp hiện nay. 

Tổng đài Analog là gì?

Tổng đài Analog (hay tổng đài điện thoại Analog) là hệ thống tổng đài điện thoại truyền thống sử dụng công nghệ analog để truyền tín hiệu giữa các điện thoại và tổng đài.

Trong một tổng đài Analog, các tín hiệu giọng nói được chuyển đổi thành dạng sóng điện tử tương ứng và truyền qua các đường dây điện để kết nối giữa các điện thoại.

Tổng đài Analog thường được sử dụng trong môi trường văn phòng hoặc doanh nghiệp nhỏ, nơi việc gọi điện thoại diễn ra chủ yếu trong mạng nội bộ của tổ chức.

Các điện thoại trong hệ thống tổng đài Analog có thể giao tiếp trực tiếp với nhau thông qua việc kết nối với tổng đài hoặc gọi ra bên ngoài qua mạng điện thoại công cộng.

Tuy nhiên, hệ thống tổng đài Analog thường hạn chế trong việc cung cấp các tính năng nâng cao như chuyển tiếp cuộc gọi, quay số tự động, ghi âm cuộc gọi, và tích hợp với các hệ thống máy tính hoặc mạng IP.

Với sự phát triển của công nghệ số và IP, hệ thống tổng đài Analog đang dần được thay thế bởi các hệ thống tổng đài số (Digital) hoặc tổng đài IP (VoIP) mang lại nhiều tính năng và linh hoạt hơn.

Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP là tổng đài được triển khai theo mô hình điện toán đám mây (CaaS – Communication as a Service, Cloud based PBX) giúp các doanh nghiệp triển khai một hệ thống tổng đài cloud nhanh chóng và hiệu quả mà không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng cáp điện thoại, thiết bị tổng đài… Tất cả chỉ cần đường truyền Internet và điện thoại đầu cuối.

Hệ thống tổng đài IP hoạt động dựa trên mạng IP, cho phép truyền tín hiệu giọng nói và dữ liệu âm thanh qua mạng internet.

Các điện thoại IP trong hệ thống kết nối với mạng IP và giao tiếp trực tiếp với tổng đài IP, cho phép thực hiện cuộc gọi trong mạng nội bộ của tổ chức hoặc gọi ra bên ngoài qua mạng điện thoại công cộng.

Tổng đài IP mang lại nhiều lợi ích so với tổng đài truyền thống, bao gồm tính linh hoạt cao, tính năng phong phú và khả năng tích hợp với các dịch vụ và ứng dụng khác. Nó cung cấp các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, hội nghị cuộc gọi, ghi âm, quay số tự động, tích hợp với email và các ứng dụng khác.

Hơn nữa, tổng đài IP cho phép tiết kiệm chi phí liên lạc, đặc biệt khi thực hiện cuộc gọi quốc tế hoặc trong mạng nội bộ của tổ chức.

Tổng quan về cấu trúc của hệ thống tổng đài IP, nó thường bao gồm các thành phần như điện thoại IP, tổng đài IP, hệ thống mạng IP và các ứng dụng phần mềm điều khiển và quản lý.

Tại sao tổng đài IP lại dần thay thế tổng đài analog?

Nhờ những ưu điểm vượt trội mà tổng đài IP mang lại, doanh nghiệp đang dần thay thế toàn bộ hệ thống tổng đài analog cũ lên hệ thống tổng đài IP, hoặc có thể nâng cấp từ hệ thống tổng đài analog cũ lên tổng đài IP như hiện nay.

Một số ưu điểm vượt trội mà tổng đài IP đem lại:

• Tiết kiệm chi phí: Hệ thống tổng đài IP sử dụng mạng internet và có thể kết hợp với nhiều điện thoại. Yếu tố này giúp các doanh nghiệp tối giảm được chi phí lắp đặt. Mọi thông tin được lưu trữ và duy trì “trên đám mây”, doanh nghiệp không cần phải trả tiền cho các dịch vụ bảo trì, thay thiết bị,…
• Tích hợp thiết bị di động: Đây là ưu điểm nổi bật mà tổng đài truyền thống không làm được. Bạn chỉ cần sử dụng điện thoại di động cài đặt VoIP và kết nối với số tổng đài là có thể thực hiện mọi cuộc nghe – gọi của số tổng đài trên thiết bị điện thoại di động của mình. 
• Quản lý đơn giản hoạt động – hệ thống: Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hệ thống tổng đài trực tuyến. Ngoài ra, khi có nhu cầu mở rộng quy mô, doanh nghiệp doanh nghiệp không cần trả thêm phí người dùng chỉ cần trang bị thêm thiết bị cho các tư vấn viên.
• Nhiều tính năng hiệu đại: So với tổng đài truyền thống, tổng đài Ip có nhiều tính năng nổi bật giúp hoạt động chăm sóc khách hàng tối ưu, tăng trải nghiệp hài lòng như: Tự động trả lời (IVR), tích hợp công nghệ CRM, định tuyến cuộc gọi thông minh, ghi âm – nghe lại cuộc gọi, báo cáo số lượng cuộc gọi – thời gian hội thoại,…

Kết luận 

Tổng đài IP đang được sử dụng khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Zycoo Việt Nam là đơn vị phân phối chính hãng tổng đài Zycoo tại thị trường Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổng đài ảo, Zycoo Việt Nam cam kết sẽ đồng hành cùng quý khách hàng trong quá trình sử dụng. 

Mọi thắc mắc của quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline: 0963.858.227 (Ms. Thương) hoặc mail:  thuongtt@ntg.com.vn để được hỗ trợ nhanh nhất.