Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP là hệ thống tổng đài được triển khai trên nền tảng Internet và kết nối bằng cáp mạng LAN/WAN cho phép doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi nội bộ với chi phí thấp hoặc miễn phí.

Khác với tổng đài Analog, đây là tổng đài điện thoại không cần thi công đường dây riêng mà tận dụng sử dụng luôn hệ thống mạng LAN. Dịch vụ IP giúp hoạt động chăm sóc, tư vấn khách hàng trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Tại sao tổng đài IP được ưa chuộng hơn tổng đài analog?

So với tổng đài analog thì tổng đài IP được ưa chuộng hơn rất nhiều nhờ những tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất làm việc và tối ưu quy trình làm việc rườm rà, phức tạp trước đây.

Tổng đài IP được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn sử dụng thay thế toàn bộ hệ thống tổng đài analog bởi nhiều tính năng nâng cao như ghi âm cuộc gọi, gọi video, chuyển tiếp cuộc gọi, xem lịch sử cuộc gọi. Tính năng của tổng đài IP có thể được mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp. Với khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác như CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), hệ thống gọi tự động, trình tự cuộc gọi thông minh, tổng đài điện thoại IP mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong quản lý và xử lý cuộc gọi.

5 lí do khiến khách hàng lựa chọn lắp đặt tổng đài IP

Chức năng nhận và phân phối các cuộc gọi đến của tổng đài IP

Chức năng nhận và phân phối các cuộc gọi đến của tổng đài IP

• Nhận cuộc gọi đến của khách hàng đồng thời hàng với số lượng vượt trội tới hàng trăm cuộc gọi. Nhận diện khách hàng đã trong hệ thống hay khách hàng mới do có hệ thống lưu lại. Sau đó tự động phân phối đến nhóm điện thoại viên.
• Có thể chuyển cuộc gọi tới các chi nhánh, bộ phận hay mọi nhân viên nếu số điện thoại của nhân viên đã kết nối vào hệ thống.
• Cho phép phát thoại theo mẫu, nhạc chờ và có thể gửi thư thoại theo cài đặt.

Kết nối đa thiết bị là một giải pháp thuận tiện mà tổng đài IP mang lại

• Không còn sợ bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng. Ngay cả khi nhân viên không ngồi ở văn phòng vẫn trực được tổng đài. Đây là một điều mà doanh nghiệp nào cũng cần. Giải quyết vấn đề đặt hàng, mua hàng, hậu mãi, khiếu nại,.. của khách hàng nhanh chóng và kịp thời.
• Chỉ cần trang bị  smartphone hoặc Softphone lắp đặt vào mạng LAN nội bộ mà không cần trang bị hệ thống tổng đài. Sử dụng mọi loại thiết bị đầu cuối như điện thoại cố định, điện thoại di động thông minh, máy tính bảng, laptop hay máy tính cực thuận tiện.

Chỉ cần sử dụng một số tổng đài duy nhất cho các hệ thống không giới hạn địa lý

Chỉ cần sử dụng một số tổng đài IP duy nhất cho các hệ thống không giới hạn địa lý

• Chỉ cần sử dụng một số tổng đài duy nhất, tổng đài nội bộ ip sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn nhận cuộc gọi cả trong và ngoài nước; Số lượng thiết bị kết nối nội bộ không giới hạn,Xử lý đồng thời tới hàng trăm cuộc gọi đến cùng lúc; Cho phép chuyển tiếp cuộc gọi; Thiết lập lời chào bằng giọng nói; Phân phối cuộc gọi thông minh giữa các bộ phận, nhân viên hoặc khu vực.
• Chỉ sử dụng 1 số tổng đài duy nhất cho nhiều địa điểm, chi nhánh, nhiều nhân viên (ngay cả không ở văn phòng); Doanh nghiệp dễ dàng quảng bá số hotline này tới khách hàng.
• Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn số hotline thật đẹp, thật dễ nhớ cho khách hàng.

Quản lý cuộc gọi hiệu quả với tổng đài IP

• Giải pháp tổng đài ip ảo cung cấp chức năng đặc biệt là chức năng ghi âm cuộc gọi, được ứng dụng rất nhiều trong thực tế. Nó cung cấp một giải pháp hoàn hảo cho việc lưu trữ và kiểm soát những cuộc đàm thoại trong hệ thống.
• Do không có giới hạn số thiết bị liên kết hệ thống nên tổng đài IP có thể phân nhóm các điện thoại viên theo chức năng. Có thể liên kết nhóm chăm sóc khách hàng, nhóm bán hàng, nhóm giới thiệu dịch vụ… Hệ thống tự động phân phối cuộc gọi thông minh để tiết kiệm thời gian.
• Quản lý, thống kê các điện thoại viên theo mã và theo nhóm: Không phụ thuộc vị trí máy điện thoại. Tổng đài IP sẽ cho phép tìm kiếm thông tin cuộc gọi được thực hiện dựa trên nhiều tiêu chí: số chủ gọi, số bị gọi, thời gian gọi, cuộc gọi kết nối/cuộc gọi nhỡ. Và cho phép thống kê lưu lượng gọi, tỷ lệ rớt cuộc, tình trạng hàng đợi, tình trạng trả lời theo nhóm hoặc theo điện thoại viên.
• Dựa vào lưu lượng thông tin của các cuộc gọi nhằm đánh giá số lượng, thời gian, thông tin trên các vùng miền để định hướng phát triển

Giải pháp tổng đài IP mang đến sự tiết kiệm tối đa cho doanh nghiệp

• Không mất phí gọi nội bộ ngay cả gọi liên tỉnh; Cước phí được nhà cung cấp VPBX và nhà mạng chiết khấu.
• Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình cho hệ thống và không tốn chi phí nhiều. Liên hệ VPBX sẽ được hỗ trợ tư vấn 24.7.
• Tận dụng tối đa tài nguyên sẵn có như: Internet, mạng LAN,…Doanh nghiệp sẽ thuận tiện và tiết kiệm rất nhiều.
• Khả năng mở rộng và nâng cấp dễ dàng. Tổng đài IP có 1 đặc điểm nổi bật đó là không bị giới hạn số lượng máy điện thoại do dùng điện thoại IP (SIP).

Kết luận 

Tổng đài IP đang được sử dụng khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Zycoo Việt Nam là đơn vị phân phối chính hãng tổng đài Zycoo tại thị trường Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổng đài ảo, Zycoo Việt Nam cam kết sẽ đồng hành cùng quý khách hàng trong quá trình sử dụng. 

Mọi thắc mắc của quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline: 0963.858.227 (Ms. Thương) hoặc mail:  thuongtt@ntg.com.vn để được hỗ trợ nhanh nhất.